Telefonpolicy för medarbetare med tjänstetelefon

Medpro Clinic äger hårdvara och abonnemang.


Den anställde kan inte utan särskilt godkännande ta med sig ett eget nummer in i anställningen. Medpro Clinic kan göra undantag men notera att om sådant godkännande ges, kopplas det till företagets abonnemang och blir därefter företagets nummer.


Generellt:
Företaget står för mobiltelefon som krävs för utförande av arbetet. Privat användning av mindre värde för den anställde och utan extra kostnad för företaget, är tillåten.
•    Den anställdes befattning avgör vilken mobiltelefon som behövs i arbetet
•    Reglerna för användning, hantering, säkerhet och återvinning gäller alla mobiltelefoner
•    Mobiltelefonen är företagets egendom och ska återlämnas vid anställnings avslutande, om inte annat överenskommes.
•    Separat avtal för mobilen signeras vid anställningens start
•    Företaget står för övrig telefoniutrustning som krävs för effektivt utförande av arbetet eller som förbättrar arbetsmiljö respektive
     förebygger ohälso- eller skaderisker. Den anställde ansvarar för att använda anvisad utrustning på anvisat sätt

Regler för beställning av abonnemang och telefonutrustning
•    Beslut om inköp, vilken eller modell och abonnemang som krävs för anställningen avgörs av närmaste chef
•    Telefonen beställs sedan hos via telefonansvarig
•    Kompletterande tjänster/funktioner så som uppkoppling mot modem eller VPN-tjänst beslutas av din chef.
•    Vid längre tjänstledigheter ska mobiltelefonen lämnas på arbetsplatsen så att eventuell vikarie kan använda telefonen. Eventuella

     undantag från denna regel beslutas av din chef.

Användning utomlands
Användning av mobiltelefon i utlandet kan vara förenat med mycket höga kostnader. Det gäller i synnerhet vid användning utanför EU. Företagets policy för användning av mobiltelefon utomlands, är följande:

•    Vid användning utomlands ska den anställde i möjligaste mån använda sig av wifi för surfning och av call-back funktioner för  
     samtal, där det är tillämpligt
•    Den anställde ansvarar för att underrätta sig om vilka gränser och belopp som gäller för abonnemang i olika länder.

Ansvar för mobiltelefon
Mobiltelefonen är ett arbetsredskap som ägs av företaget. Den anställde har rätt att använda de funktioner i telefonen och i abonnemanget som är nödvändiga i arbetet. Viss privat användning är tillåten, så länge användandet är av måttlig karaktär, med begränsad kostnad för företaget och med begränsat ekonomiskt värde för den anställde.

•    Att ha mobiltelefon i tjänsten innebär ett personligt ansvar. Telefonen ska hanteras och förvaras på ett sådant sätt att skada,
     missbruk eller stöld förebyggs. I annat fall kan du bli tvungen att ersätta kostnader som uppstått
•    Mobiltelefonen får inte användas för köp av SMS-biljetter, för resor med kollektivtrafiken eller annan typ av köp som debiteras

Säkerhet
Mobiltelefoner utgör en allt större risk för företag. Det beror dels på att mobiltelefonen alltmer används som redskap för mail och surfning, med den risk som den ökade exponeringen i sig ger, dels på att allt fler virus och fishingprogram skapas med inriktning mot mobiltelefoner. Det är därför viktigt att alla medarbetare följer de säkerhetsrutiner och riktlinjer som företaget beslutat om. Det är den anställdes ansvar att känna till dessa riktlinjer och regler

•    För mobiltelefoner gäller att lösenordsfunktion eller upplåsningsfunktion via fingeravtryck ska vara aktiverat.
•    Mailprogram eller andra företagsspecifika applikationer ska inte lämnas öppna när telefonen inte används.
•    Mail eller bilagor från okända avsändare ska inte öppnas.
•    Öppna trådlösa nätverk ska inte använda i något sammanhang, inte heller i hemmet. Endast pålitliga nätverk med lösenord
     ska användas.
•    Surfning ska inte ske till webbplatser som kan utgöra risk. Vid osäkerhet om en plats eller sida kan anses säker, ska surfning dit
      ej ske.
•    Pin-koder och lösenord får inte spridas eller finnas nedskrivna i närheten av telefonen.
•    Mobiltelefonen ska inte lämnas utan uppsikt till exempel i bil, i en garderob eller liknande.
•    Backup av mail, kalender och kontakter hanteras av företaget.
•    Borttappad telefon eller stöld ska genast anmälas till telefoniansvarig, dataskyddsombud samt närmsta chef. Vid misstanke om
     brott eller stöd ska givetvis stölden anmälas till polis.

Telefonnummer
Frågor om vem som står för abonnemang och telefonnummer har betydelse för företaget, inte bara när det gäller tjänsteurval och kostnader, utan också när gäller enkelhet och tydlighet i kommunikationen med kunder. Det här är företagets riktlinjer när det gäller telefonnummer:
•    Det är inte tillåtet att använda ett eget telefonnummer som anställd hos företaget
•    I arbetet ska användas av företaget anvisat abonnemang och av företaget anvisat nummer
•    Anvisat nummer tillhör företaget och kan inte användas av den anställde efter avslutad anställning.


Tillgänglighet
Mobiltelefonen ökar flexibiliteten och effektiviteten i arbetet. Arbetsgivaren tillhandahåller mobila lösningar för att den anställde ska kunna utföra arbete oberoende av geografisk plats. Den anställde förväntas vara tillgänglig enligt följande riktlinjer.  


•    Den anställde ansvarar för att vara nåbar genom sin mobiltelefon under arbetstid och vid resa till och från arbetet.
•    Utanför arbetstid räknar företaget med att kunna nå den anställde gällande särskilt viktig information, antingen genom att svara i
     telefonen, eller genom regelbunden avlyssning av meddelanden.
•    När den anställde inte finns tillgänglig för att svara, ska det finnas röstbrevlåda och/eller hänvisning.
•    Vid semester och sjukdom förväntas ovanstående gälla kontakter med närmaste chef eller efter överenskommelse.
•    Chefer och medarbetare ska inte räkna med att kolleger svarar i telefon eller på mail under kvällar, helger eller semestrar.

Arbetsmiljö
En god arbetsmiljö förutsätter goda fysiska och psykosociala förhållanden i samband med anställningen. Inom området telefoni finns uppmärksammade riskområden som belastningsproblem, bilsäkerhet och stress.
•    Det är den anställdes ansvar att utnyttja de ergonomiska hjälpmedel som finns för att förebygga belastningsskador, till exempel
     headset, handsfreeutrustning eller liknande.
•    Vid bilkörning ska handsfreeutrustning ovillkorligen användas vid samtal eller avlyssning av meddelanden.
•    Medarbetaren ska också säga ifrån i de fall kraven på nåbarhet utanför arbetstid känns belastande eller stressande.
•    Chefer har ett ansvar för att inte i onödan kontakta medarbetare utanför arbetstid, vare sig via telefon, sms eller mail.
•    Chefen ansvarar för att det inte ställs ohälsosamma krav på medarbetarens tillgänglighet


Riktlinjer för professionell hantering
Telefonen är ett arbetsredskap som används av den anställde i egenskap av representant för sin arbetsgivare. Därför har det betydelse för företaget vad den anställde säger eller skriver från företagets telefon, samt vilka aktiviteter telefonen används i och vilka webbplatser som besöks. Företaget har också förväntningar på nåbarhet, svarshantering och röstmeddelanden.


•    Den anställde ska ha en aktiverad röstbrevlåda knuten till abonnemanget.
•    Svara alltid med fullständigt namn och arbetsplats: ”Lisa Nilsson, Medpro Clinic
•    Svaret som ges i röstbrevlådan ska följa de riktlinjer för svarsmanus som företaget har beslutat om.  ” Namn, företag, och något
     personligt om att du återkommer när du har möjlighet”
•    Den anställde ansvarar för att titta efter meddelanden/missade samtal och lyssna av sin röstbrevlåda så ofta som krävs för att den
     som hört av sig ska kunna bli kontaktad samma dag som kontakten skedde.
•    Vid längre frånvaro, ledighet eller sjukdom när du inte kan hantera samtal ska ett meddelade om att man kan kontakta xx person
     inom Medpro Clinic alternativ vidarekoppla samtliga samtal.

Den anställde ansvarar för att inte besöka webbsidor med olagligt innehåll, eller med innehåll som är uppenbart olämpligt att förknippa med en anställning hos företaget.

Med olämpliga sidor avses till exempel:
-    Webbplatser som förespråkar terrorism
-    Webbplatser med huvudsakligen pornografiskt innehåll
-    Webbplatser som huvudsakligen ägnar sig åt hot eller hat mot enskilda
 
•    Den anställde ansvarar också för att telefonen eller abonnemanget inte används i något olagligt syfte till exempel yttrande-
     frihetsbrott eller handel med droger eller vapen.

•    Det är olämpligt att använda telefonen för privat bruk under arbetstid, vare sig det rör sig om spel, tidningsläsning, musiklyssning
     eller kommunikation via sociala medier. Sådan användning kan förläggas till lunchrast eller till tid före respektive efter arbetet.

•    Medarbetaren förväntas känna till och följa företagets regler, principer och värderingar vid användning av telefonen på samma
     sätt som vid kommunikation på andra sätt.

•    Företagets mailpolicy och policy för sociala medier gäller på samma sätt för mobiltelefoner som för stationära och bärbara
     datorer.

Telefonansvarig: Nino Sahinovic nis@medpro.eu  HR ansvarig Danielle Braender dad@medpro.eu

Återlämning av utrustning
All utrustning som helt eller delvis bekostats av företaget för användning i arbetet, tillhör företaget .


Vid avslutad anställning gäller:
Mobiltelefon återlämnas till företaget vid avslutad anställning. Även när avdrag på bruttolön skett vid inköpet, tillhör mobiltelefonen företaget och ska återlämnas. Mepdro Clinic förbehåller sig rätten att inte överföras abonnemang efter avslutad anställning.
 
 
Uppdaterad 2018-09-13